Con l’obiettivo di semplificare la gestione delle trasferte comunali e, al contempo, rafforzare la tracciabilità dei pagamenti quale strumento di contrasto all’evasione, la disciplina fiscale dei rimborsi spese ai lavoratori dipendenti è stata profondamente rivista a decorrere dal 1° gennaio 2025.
Le modifiche derivano dalle disposizioni del decreto legislativo 30 dicembre 2024, n. 192 (decreto delegato IRPEF) e della legge 30 dicembre 2024, n. 207 (legge di bilancio 2025). Sul nuovo quadro normativo è intervenuta la circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 15 del 22 dicembre 2025, che ha fornito i chiarimenti applicativi necessari per l’operatività delle nuove regole, destinate a incidere tanto sulle trasferte fuori dal comune di lavoro quanto sugli spostamenti effettuati all’interno del territorio comunale.
Per le trasferte svolte al di fuori del comune in cui è situata la sede di lavoro, l’articolo 51 del TUIR continua a prevedere tre distinti sistemi di rimborso, alternativi tra loro e da applicare in modo uniforme per l’intera durata della missione.
Nel sistema del rimborso forfetario al dipendente è riconosciuta un’indennità giornaliera che non concorre alla formazione del reddito entro il limite di 46,48 euro per le trasferte in Italia e di 77,47 euro per quelle all’estero. L’indennità è finalizzata a coprire le spese di vitto e alloggio. Le spese di viaggio e trasporto, se adeguatamente documentate, possono essere rimborsate separatamente e restano escluse da tassazione. Qualsiasi ulteriore somma rimborsata in aggiunta all’indennità forfetaria, anche se supportata da documentazione, è invece integralmente imponibile.
Il sistema del rimborso analitico, o “a piè di lista”, consente il rimborso integrale delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto, purché analiticamente documentate. Tali rimborsi non concorrono alla formazione del reddito del dipendente. È inoltre ammesso il rimborso, in regime di esenzione, di ulteriori spese accessorie – quali, ad esempio, lavanderia, telefono o mance – anche se non documentabili, nel limite massimo giornaliero di 15,49 euro per le trasferte in Italia e di 25,82 euro per quelle all’estero.
Il sistema misto combina elementi del rimborso forfetario e di quello analitico. In tale ipotesi, alcune spese di vitto o di alloggio vengono rimborsate analiticamente, mentre al dipendente è riconosciuta un’indennità forfetaria ridotta. Se viene rimborsata analiticamente una sola delle due voci, vitto o alloggio, la franchigia dell’indennità si riduce di un terzo, attestandosi a 30,99 euro per le trasferte in Italia e a 51,65 euro per quelle all’estero. Qualora siano rimborsate analiticamente sia le spese di vitto sia quelle di alloggio, la riduzione è pari a due terzi e la franchigia scende a 15,49 euro in Italia e a 25,82 euro all’estero. Anche in questo sistema, le spese di viaggio e trasporto documentate restano escluse dalla tassazione.
I sistemi sopra descritti operano esclusivamente in presenza di trasferte effettuate fuori dal comune della sede di lavoro. Per le missioni svolte all’interno del territorio comunale, fino al 30 dicembre 2024, il regime di esenzione risultava infatti fortemente limitato, essendo circoscritto ai soli rimborsi delle spese di trasporto, a condizione che fossero comprovate da documenti rilasciati direttamente dal vettore, quali biglietti di mezzi pubblici o ricevute del taxi.
Con riferimento ai rimborsi percepiti dal 1° gennaio 2025, la normativa ha ampliato in modo significativo l’ambito delle somme non imponibili, stabilendo che non concorrono a formare il reddito i rimborsi delle spese di viaggio e trasporto purché adeguatamente comprovate e documentate. In tale nozione rientra anche l’indennità chilometrica: il rimborso per l’utilizzo del mezzo proprio del dipendente, determinato sulla base delle tabelle ACI, diventa esente da imposizione anche per gli spostamenti effettuati all’interno del comune, a condizione che la spesa sia correttamente documentata. Analogamente, i rimborsi delle spese di parcheggio e di pedaggio, se supportati da idonea documentazione, non concorrono più alla formazione del reddito, con superamento dei precedenti orientamenti di prassi in senso restrittivo.
La principale novità introdotta dalla legge di bilancio 2025 riguarda l’obbligo di ricorrere a strumenti di pagamento tracciabili per determinate tipologie di spesa. A partire dal 1° gennaio 2025, i rimborsi relativi alle spese di vitto e alloggio, nonché alle spese di viaggio e trasporto effettuate mediante autoservizi pubblici non di linea, quali taxi e noleggio con conducente, sono esclusi da tassazione solo se i relativi pagamenti sono stati effettuati con strumenti idonei a garantirne la tracciabilità.
Tale obbligo opera per tutte le trasferte, sia comunali sia extra-comunali, e a prescindere dal sistema di rimborso adottato – analitico, forfetario o misto – ogniqualvolta le spese siano rimborsate analiticamente. Ne deriva, ad esempio, che anche in presenza di un rimborso forfetario, l’eventuale rimborso aggiuntivo di una corsa in taxi è esente da imposizione esclusivamente se il pagamento è avvenuto mediante carta o altro strumento tracciabile. L’obbligo di tracciabilità si estende inoltre all’imposta di soggiorno, in quanto spesa strettamente connessa all’alloggio.
Un successivo intervento correttivo, operato con il decreto-legge n. 84 del 2025, ha precisato che l’obbligo di tracciabilità riguarda esclusivamente le spese sostenute nel territorio dello Stato. Per le trasferte all’estero, i rimborsi delle spese di vitto, alloggio e dei servizi di taxi o NCC restano pertanto esenti da imposizione indipendentemente dalla modalità di pagamento, superando le evidenti criticità operative legate alla diffusione non uniforme dei pagamenti elettronici in alcuni Paesi.
Restano infine esclusi dall’obbligo di tracciabilità i rimborsi delle spese di viaggio e trasporto diversi da taxi e NCC, quali i biglietti ferroviari, aerei o degli autobus, nonché le indennità chilometriche riconosciute per l’utilizzo del mezzo proprio.
Ai fini della dimostrazione dell’avvenuto pagamento con strumenti tracciabili, il dipendente potrà produrre, a titolo esemplificativo, la ricevuta del POS, la copia del bonifico, del bollettino postale, del MAV o del pagamento tramite PagoPA, nonché l’estratto conto, fornendo al datore di lavoro esclusivamente le informazioni strettamente necessarie alla liquidazione del rimborso.