Dopo aver precisato che l’art. 4, St. Lav., come modificato dall’art. 23, D.Lgs. n. 151/2015, è tuttora volto a contemperare le esigenze datoriali concernenti l'organizzazione del lavoro e della produzione e la dignità e riservatezza dei lavoratori, con la circolare in esame l’Ispettorato Nazionale del Lavoro (INL) ha dato indicazioni operative circa l'installazione e l'utilizzazione di impianti audiovisivi e di altri strumenti di controllo.
In particolare, l’Ispettorato ha precisato che l’istruttoria dei procedimenti di autorizzazione “va concentrata sulla effettiva sussistenza delle ragioni legittimanti l'adozione del provvedimento, tenendo presente in particolare la specifica finalità per la quale viene richiesta la singola autorizzazione e cioè le ragioni organizzative e produttive, quelle di sicurezza sul lavoro e quelle di tutela del patrimonio aziendale”.
Così delimitata l’attività istruttoria, l' INL ha inoltre chiarito che l’autorizzazione viene rilasciata sulla base delle specifiche ragioni dichiarate dall'istante per cui la successiva attività di controllo del datore di lavoro deve essere strettamente funzionale alla tutela dell'interesse dichiarato, interesse che il datore di lavoro non può modificare successivamente se non previa presentazione di una ulteriore autorizzazione correlata a nuove e diverse esigenze di controllo.
Quanto alle ragioni sottese al controllo, l’Ispettorato ha rilevato come l’elemento di novità introdotto dalla riforma del 2015 sia rappresentato dalla tutela del patrimonio aziendale precisando l’esigenza di una attenta valutazione di tale presupposto stante l’ampiezza della nozione di patrimonio aziendale.
Al riguardo, l’INL ha precisato che:
- per i dispositivi collegati ad impianti antifurto – che entrano in funzione soltanto quando in azienda non sono presenti lavoratori e non consentono alcuna forma di controllo dei lavoratori – l’autorizzazione può essere data senza procedere ad alcuna istruttoria (come già ritenuto nella nota n. 299 del 2017)
- per i dispositivi operanti in presenza del personale aziendale l’autorizzazione può essere data previa verifica dell’esigenza di tutela del patrimonio aziendale secondo le indicazioni già fornite dal Garante della Privacy (per il quale è necessaria una gradualità nell'ampiezza e tipologia del monitoraggio) per cui i controlli più invasivi possono ritenersi legittimi solo a fronte della rilevazione di specifiche anomalie e comunque all'esito dell'esperimento di misure preventive meno limitative dei diritti dei lavoratori considerando anche l'intrinseco valore e la agevole asportabilità dei beni costituendi il patrimonio aziendale.
Relativamente ai sistemi di videosorveglianza, l’Ispettorato ha ritenuto che:
- l'accesso da postazione remota alle immagini "in tempo reale" deve essere autorizzato solo in casi eccezionali debitamente motivati
- l'accesso alle immagini registrate, sia da remoto che "in loco", deve essere necessariamente tracciato anche tramite apposite funzionalità che consentano la conservazione dei "log di accesso" per un periodo non inferiore a sei mesi
- l’installazione dei sistemi di videosorveglianza deve essere autorizzato se collocato in spazi ove i lavoratori hanno accesso (anche occasionale)
- non è richiesta alcuna autorizzazione per sistemi installati in zone estranee alle pertinenze della ditta ove non è prestata attività lavorativa (che se antistanti le zone di ingresso all’azienda)
Relativamente ai dispositivi per la raccolta ed il trattamento di dati biometrici, l’Ispettorato ha richiamato le indicazioni già fornite dal Garante della Privacy nel 2014 precisando che il riconoscimento biometrico installato su macchinari lavorativi al fine di impedirne l’utilizzo a soggetto non autorizzati deve essere considerato uno strumento di lavoro per cui non è necessario l’accordo sindacale né l’autorizzazione amministrativa.